Порядок учета ключей от шкафов



Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок

Электроустановки представляют собой объекты с повышенной опасностью, находящиеся под напряжением. По этой причине доступ к ним ограничен посредством замка. Доступ к ключам от этого замка нужно контролировать. Для этого используются различные документы.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Основные особенности

Выдача ключей учитывается оперативным штатом. Если он отсутствует, то ответственность за это может быть возложена на технических сотрудников и управленцев. Для обеспечения контроля ключи требуется пронумеровать. Храниться они должны в ящиках, которые запираются. Желательно, чтобы имелись и основные, и запасные комплекты.

Ключи могут выдаваться этим специалистам:

• Сотрудники, которые уполномочены проводить осмотр помещений.
• Руководитель.
• Лицо, работа которого связана с электроустановками.
• Наблюдатель за выполнением работ.

Ключи предоставляются исключительно под расписку. Если напряжение в установке превышает 1 000 Вольт, доступ будет ограничен дополнительно. В этом случае ключи могут выдаваться только представителям оперативного персонала. Возвращаться они должны каждый день по завершению работ. Возврат фиксируется в специальном журнале.

ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.

Приказ

Порядок хранения и предоставления ключей устанавливается приказом. Составляется распоряжение в свободной форме. Его образец:

23 июля 2018 года

О порядке хранения и предоставления ключей

На основании норм охраны труда при использовании электроустановок

1. Ключи пронумеровать. При этом использовать порядковые номера.
2. Хранить комплект в ящике, который запирается.
3. Оперативным сотрудникам отдать рабочий комплект ключей, занимающимся электрохозяйством – запасной.
4. При предоставлении ключей делать запись в специальном журнале.
5. Ключи сдавать по окончанию рабочей смены.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным энергетика Петрова Олега Григорьевича.

Руководитель компании А.С. Григоньян (подпись)

Дополнительное документальное сопровождение

Любые манипуляции с ключами нужно отражать в журнале. Информацию рекомендуется представлять в форме таблицы со следующими колонками:

• Дата и время предоставления комплекта.
• Номер цеха, в котором находится электроустановка.
• Основание для предоставления ключей (к примеру, деятельность по наряду).
• ФИО лица, предоставившего ключи.
• ФИО сотрудника, получившего комплект.
• Запись о возврате ключей.

Журнал необходимо пронумеровать, поставить на нем печать организации. На нем также должна стоять подпись лица, ответственного за электрохозяйство.

Источник

Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить

Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.

Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП

Лицензиаты ФСБ

Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.

К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.

Лицензиаты также могут помогать другим компаниям соблюдать требования регулятора — ФСБ России.

Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ

Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».

Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.

Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:

• Самостоятельно создать регламент, назначить конкретного сотрудника, который будет отвечать за его соблюдение и вести журналы.
• Обратиться к лицензиатам ФСБ и поручить им разработку регламента и журналов, и при необходимости, передать им контроль за тем, как соблюдается инструкция и внутренний регламент.

СКБ Контур — лицензиат ФСБ и поможет организовать учет электронных подписей в компании. Специалисты проекта Контур.Безопасность создадут всю необходимую документацию и проконтролируют соблюдение регламента и инструкции из приказа ФАПСИ № 152.

Какие журналы учета вести

Инструкция устанавливает два типа журналов:

1. Журнал поэкземплярного учета СКЗИ.
   В него вносят сведения о ключах ЭП сотрудников — кто получил носитель с ключом подписи, когда и где, даты уничтожения и другая информация.

Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.

Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:

Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:

1. Технический или аппаратный журнал.
   Он помогает следить за аппаратными средствами криптозащиты — например, серверами с установленным ключом ЭП.

Типовая форма технического (аппаратного) журнала:

Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.

Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ

Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.

Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:

• назначают сотрудников ответственных за учет ключей ЭП и СКЗИ;
• ведут журналы и поэкземплярный учет;
• устанавливают и настраивают СКЗИ;
• обучают работе с ЭП и СКЗИ, ведут пользователей, допущенных к работе с ними;
• контролируют соблюдение условий использования ЭП и СКЗИ;
• действуют в случае, если ключи и СКЗИ утеряны или есть подозрение, что используются неправомерно;
• контролируют соблюдение регламента внутри организации.

Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета

За безопасностью в сфере использования конфиденциальных данных в России следит ФСБ России. Ведомство может проводить, как плановые, так и внеплановые проверки в целях контроля использования шифровальных средств. Если при проверке обнаружат нарушения правил защиты информации, то, согласно ст. 13.12 КоАП РФ, на организацию могут наложить ряд санкций: штрафы для должностных лиц и юрлица, а также конфискацию самих средств криптозащиты. В итоге не сможет отправить электронную отчетность или работать в системе обмена данными.

Отметим, что на практике некоторые организации не соблюдают приказ ФАПСИ №152, считая, что так как документ утвердили почти двадцать лет назад, то и значимость его устарела. Однако приказ все еще юридически действителен, а в 2016 году ФСБ России подтвердило его актуальность.

Поэтому организациям необходимо обеспечить безопасность хранения, использования и передачи конфиденциальной информации. Если для этого используются электронные подписи и СКЗИ, организация должна их учитывать. Основной документ, на который можно опираться — приказ ФАПСИ №152 и утвержденная в нем инструкция. Если ФСБ России решит проверить организацию и обнаружит существенные недостатки, ведомство вправе наложить административный штраф или даже приостановить деятельность организации до устранения недочетов.

Источник

Порядок и хранение ключей от кабинетов в организации

Большие производственные предприятия и организации, компании, ВУЗы и другие учреждения образования имеют немалое количество помещений. Подавляющее большинство из них должно закрываться, а доступ в некоторые и вовсе строжайше регламентируется.

Ключи сдаются каждый день и охраняются по следующим причинам:

• защита при возникновении чрезвычайных ситуаций;
• беспрепятственный доступ в помещение сотрудников;
• регламентированный порядок хранения и выдачи ключей сотрудникам;
• все ключи хранятся всегда в одном месте

Порядок и хранение ключей от кабинетов определяется администрацией учреждения. Стойки и устройства для их содержания могут быть разными. Это специально отведённая комната или шкаф, ключница или стенд на стойке охраны.

В каждой организации существует регламент, в соответствии с которым осуществляется хранение и администрирование ключевого хозяйства. Комплекты ключей выдаются:

• уполномоченным лицам, информация о которых внесена в специальный журнал;
• в установленный период;
• под роспись с обязательным указанием даты и времени, когда был взят ключ.

Порядок обращения с ключами от электроустановок

Каждое здание имеет помещение, в котором находится специализированное оборудование – электроустановки. От качества их функционирования зависит нормальное функционирование учреждения, поэтому далеко не каждый сотрудник имеет к ним доступ. Рекомендуется кроме главного комплекта ключей электроустановок иметь запасной, который будет содержаться в отдельном месте.

Хранение ключей от электроустановок регламентируется локальным документом. Комплект выдаётся только уполномоченному и обученному лицу, с которым был проведён инструктаж. Желательно, чтобы ключу присваивался собственный номер. Пронумеровать необходимо и запасной комплект.

Общие правила хранения ключей от электроустановок, а также операций с ними:

• помещение всегда закрыто;
• замки и прочие приспособления для закрытия выдаются только при условии выполнения записи в журнале тем ответственным лицам, у которых есть на то специальное разрешение;
• комплект нужно возвращать каждый день под охрану.

Как хранить ключи

Качество порядка и хранения ключей от кабинетов зависит от устройства, в котором они будут хранится. Оно может быть как самодельным, так и специально изготовленным. К самодельным можно отнести:

• Доска и крючки для одежды. Наиболее простой вариант.
• Держатель с пазами. Конструкция представляет собой брусок из дерева, в котором сделаны пазы. В них и вставляются ключи.
• Магнитный держатель. Простой и эффективный способ хранения ключей. Нужен большой магнит, который можно закрепить на стене при помощи липкой ленты.

Если у вас нет времени на самостоятельное создание ключницы или вы хотите придать ей фирменный стиль, закажите её у специалистов. Они смогут изготовить подходящую модель из качественных материалов.

Порядок и хранение «аварийных» ключей от кабинетов

Хранение «комплектов» ключей строится на следующих принципах:

• Необходимо хранить такие ключи в охраняемом помещении или на стойке, к которой будет доступ у технического персонала.
• Операции с ключами фиксируются в документе, а лица, на которых возложена ответственность – инструктированы. Необходимо оформить реестр аварийных ключей.

Организация хранения аварийных ключей

Лучше держать такие ключи в помещении охраны или на ресепшне на первом этаже – то есть там, где находится пост службы безопасности. Крайне желательно обеспечить видеонаблюдение круглые сутки.

Для обеспечения порядка и хранения аварийный ключей от кабинетов лучше всего использовать специальный пенал. Он должен быть опломбирован номерной пломбой и иметь наклейку с информацией.

Приём и выдача ключей

Осуществляется через специальный журнал. Каждый раз, когда ответственный пользуется ключами, оно должно вносить соответствующую информацию.

Порядок проверки соответствия

Такая проверка производится не реже 1 раза в год. Она может выполняться и чаще, если необходимо (заменили замок, было хищение). Для проверки нужны:

• реестр аварийный ключей;
• бланк акта, в котором фиксируется информация о вскрытии пенала;
• номерные пломбы наклейки для замены.

Ключи с особым регламентом выдачи

В ряде компаний и производств есть кабинеты, в которых содержится документация с отчётностью. Порядок и хранение ключей от них прописывается в специальном приказе. Заходить в такие комнаты может администрация или ответственные лица, которым делегированы такие полномочия:

• руководитель;
• бухгалтер или инспектор по кадрам;
• лицо, несущее ответственность за помещение.

Чёткое выполнение порядка хранения и выдачи ключей предотвращает попытки преступного доступа злоумышленников. Компания может избежать порчи дорогостоящей техники или кражи ценных предметов.

Автоматизированное хранение ключей

Помимо привычных и широко распространенных способов хранения ключей существуют и современные интеллектуальные системы хранения, такие как электронные ключницы от Ecos. Это самый безопасный и надежный способ хранения, исключающий человеческую ошибку, так как доступ к ключам возможен только при персональной идентификации.

Порядок и хранение ключей от кабинетов подлежат чёткой регламентации, фиксирования в специальном документе. Строгость и внимание к каждому нюансу, понимание ответственности не только со стороны администрации, но и рядовых сотрудников позволяет предотвратить хищения важных документов, порчу оборудования, грамотно и быстро реагировать в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Источник

Оборот ключей на предприятии (ключевое хозяйство)

ЗАЧЕМ НУЖЕН УЧЁТ ПРИЕМА И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

С древних времен на ДОЛЖНОСТЬ КЛЮЧНИКА назначали самого ответственного воина, умеющего хранить секреты и умеющего постоять за себя и за охраняемые ценности в случае чего. Должность эта существует и в наши дни, и к тому же мало изменилась, только перешла в плоскость современных технологий и автоматизированного компьютерного контроля.

ВАЖНО ОТМЕТИТЬ, что под ключами мы подразумеваем не только традиционные металлические ключи различных типов, но и современные электронные карты доступа (пластиковые карты, брелоки и др.). Системы БИО-идентификации (по отпечатку пальцев, сетчатке глаза и др.), описаны на нашем сайте отдельно, и мы в данной статье в расчет не берем. Также следует знать, что к каждому стандартному металлическому замку изначально бывает три «родных» ключа, а к современным замкам — все пять. Если у Вас в офисе 10 дверей, значит ключей уже, как минимум, 30.

СПОСОБЫ И ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено НЕСКОЛЬКО СПОСОБОВ ХРАНЕНИЯ УЛЮЧЕЙ, которые могут быть использованы по отдельности или в комплексе. В их число входят:

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛЮЧНИЦЫ

ОРГАНИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Как правило, на большинстве предприятий, ключи выдаются и принимаются под охрану с записью В «ЖУРНАЛЕ ПРИЁМА ПОД ОХРАНУ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ», в котором УКАЗЫВАЮТСЯ:

Источник